Een nieuw platform binnen 1 maand waardoor Accordis, IT-specialist voor de zorg, gas kan geven
Van knelpunt naar kracht: een schaalbaar cloudplatform in recordtijd
De business van Accordis, IT-specialist voor de zorg, dreigde stil te komen vallen door limieten van de oude infrastructuur. De inrichting van deze infrastructuur moest as-is worden overgezet naar Azure, zodat Accordis verder kon. Alleen moest dat wel op tijd vanwege grote commerciële mogelijkheden op Zorg & ict 2024. De tijdsplanning: 1 maand. Het team van Accordis en TrueFullstaq praat je bij over dit traject. Een traject waarin ze elkaar zakelijk goed begrepen, maar waarin het technisch spannend werd om het op tijd voor elkaar te krijgen.
IT-specialist voor de zorg: implementatie van Nedap Ons
Accordis is IT-specialist voor de zorg. Ze implementeren, optimaliseren en beheren Nedap Ons® zorgsoftware. "Dit systeem bevat onder meer een elektronisch cliëntendossier (ECD), maar ook administratie, roosters en planning, en interne dossiers. We leveren aan meer dan 190 zorginstellingen dataproducten", zegt Ruud Coppens, senior adviseur bij Accordis. "Ook ontwikkelen we BI-oplossingen voor gebruikers van Nedap Ons® op maat. Uit de software komt heel veel data, die we met onze oplossingen verwerken en analyseren voor onze klanten."
Onmogelijk om nieuwe klanten te onboarden
In IT is het al langer de trend dat er steeds meer data bij komt, zowel in verzamelen als verwerken. Voor Accordis en hun klanten is dat niet anders. "We zaten met twee uitdagingen. Eén: de hoeveelheid data van onze klanten neemt enorm toe. Dat wil je het liefst zo snel mogelijk verwerken, waar schaalbare resources voor nodig zijn. Twee: we hebben de ambitie om Power BI van Microsoft te gaan gebruiken en daarmee data-oplossingen aan onze klanten te bieden. Met die ambitie in gedachten hebben we zelf de keuze gemaakt voor Azure als public cloud", zegt Ruud.
Begin 2024 volgde een nog grotere uitdaging: de oude infrastructuur kon geen nieuwe klanten aan en kampte met performance-problemen. Om te kunnen groeien, is het onboarden van nieuwe klanten cruciaal. Alleen vergde dat een complete vervanging van de infrastructuur op Azure. En liever gisteren dan vandaag: op Zorg & ict op 9 april 2024 wilde het commerciële team van Accordis een flinke klap slaan en nieuwe klanten werven met hun stand. Maar dan moet er wel ruimte voor zijn op het platform!
Het is de korte tijdspanne van januari tot maart 2024 waardoor dit traject voor Accordis bijzonder spannend was. In de woorden van TrueFullstaq’s solutions architect Michael Kroes: de Olympische Spelen voor technologische oplossingen!
Snel schakelen met zusterorganisatie Cmotions binnen The Digital Neighborhood
Voor dataverwerking en -analyse schakelde Accordis Cmotions, een zusterorganisatie van TrueFullstaq, in. "Het klikte vanaf het begin erg goed met Cmotions. Met een scan van onze omgeving kwamen ze met een goed rapport met kansen en verbeterpunten. Daar lag al snel een basis van vertrouwen", zegt Ruud.
Waar Accordis al wist dat het platform op Azure moest draaien, moest deze cloud omgeving wél beheerd worden, inclusief SLA. Dat is niet de core specialiteit van Cmotions. Gelukkig kunnen klanten van organisaties binnen The Digital Neigborhood een beroep doen op alle expertise van meerdere tech bedrijven. "Cmotions gaf ons de tip om TrueFullstaq te vragen", zegt Ruud. "Na een verkenning van de markt en mogelijke partners kwamen we bij TrueFullstaq uit als de juiste partner. TrueFullstaq sloot goed aan bij onze cultuur en DNA én ze konden binnen de gestelde tijd een nieuwe omgeving – op groei gebaseerd – ontwikkelen."
Binnen 4 werkdagen een offerte en oplossingsvoorstel op tafel
In het eerste belletje van Cmotions naar TrueFullstaq, eind januari 2024 werd voor TrueFullstaq duidelijk dat er een heel strakke tijdsplanning aan zat. Accordis wilde vóór 1 maart 2024 hun infrastructuur naar Azure hebben gemigreerd. Robbie Schouwenaars, key account manager bij Cmotions, belde met Rickert de Heus, new business developer bij TrueFullstaq. Rickert begeleidt organisaties tijdens hun eerste stappen in de samenwerking met TrueFullstaq door een passende offerte te bieden en, samen met een solutions architect, een passende technische oplossing voor te stellen.
"Normaal zijn de doorlooptijden voor een nieuwe infrastructuur bij TrueFullstaq heel anders. We hebben intern een spoedoverleg gehad met managers van betrokken teams, vooral om te bepalen of we deze tijdsplanning konden halen. Technisch is dit precies wat we kunnen! En we wilden zowel Cmotions als Accordis niet in een situatie zonder uitweg laten zitten. Als wij het niet deden, werd die tijdlijn alleen maar krapper," zegt Rickert. "Voor Accordis scheelt het heel erg dat Cmotions ons zusterbedrijf is. We werken vaker samen, waardoor we sneller en beter over een planning op zo'n korte termijn kunnen schakelen."
Na de 'go' van directie en betrokken teammanagers vond het eerste overleg tussen TrueFullstaq en Accordis plaats op 29 januari.
"De absolute prioriteit van dit traject was de infrastructuur een-op-een overnemen om de gestelde deadline te halen. Normaal gaan we tijdens het offerte- en oplossingstraject veel dieper op de materie in en is ons vooronderzoek veel uitgebreider dan nu door de tijd mogelijk was. Daarbij geven we ook adviezen voor verbeteringen en optimalisaties. Dat was gezien de tijd nu niet aan de orde", zegt Rickert.
Michael vult aan: "Daardoor wisten we van tevoren dat er aannames en risico's in zouden zitten waar we pas later achter zouden komen. Tegelijk hadden we wel alle begrip voor de situatie van Accordis, ze moesten nú door. Het was een kwestie van wel of niet kunnen groeien, en van wel of niet vast komen te staan."
Een traject in stroomversnelling
Week 1
Werkdag 1: Eerste overleg van TrueFullstaq en Accordis
Werkdag 3: intern overleg, TrueFullstaq geeft 'go' op het traject
Werkdag 4: presentatie van de oplossingsrichting aan Accordis
Week 2
Werkdag 9: TrueFullstaq stuurt definitieve offerte naar Accordis
Werkdag 11: Akkoord van Accordis op offerte
Week 3
Interne kick-offs met alle betrokken tech teams, en externe kick-off met Accordis.
Week 4 en 5
Opzetten van de omgeving in Azure
Einde week 5, eind februari: oplevering omgeving in Azure
Technische oplossing voor migratie platform naar Azure
"Aan de technische oplossing zaten veel eisen. De infrastructuur zoals die bestond, moest as-is worden overgezet naar Azure, zonder ruimte voor optimalisaties of verbeteringen. Accordis stelde ook eisen aan authenticatie via Windows AD (Active Directory)", zegt Michael. "Vervolgens was er de uitdaging van klant accounts. De organisatie wilde dat klanten niets zouden merken van de migratie. Met als belangrijkste eis dat klanten hun huidige wachtwoord konden blijven gebruiken. En dat bij een wachtwoordreset het wachtwoord ook voor de nieuwe omgeving zou werken."
De omgeving stond vooral op enkel uitgevoerde VM's, op basis van Linux en Windows, met daarop Ubuntu of Windows Server. Verder draaiden er MariaDB en MSSQL voor de databases.
"De sync van klantaccounts tussen de oude infrastructuur en onze infrastructuur in Azure was een goede technische uitdaging!" zegt Michael. "Die uitdaging hebben we opgelost met site-to-site VPN, voor een connectie van onze infrastructuur naar de oude infrastructuur. Op die manier hebben we een hybrid cloud opgezet, waardoor het lukte."
"Binnen één maand tijd, en op tijd voor de deadline van 1 maart, heeft TrueFullstaq de nieuwe omgeving in Azure opgeleverd."
Stresstest voor de processen van TrueFullstaq
"Het traject met Accordis was bloedsnel en tegelijk een leuke uitdaging. Het was een stresstest voor onze processen. Alleen met zo'n snelheid zie je waar uitzonderingen op je standaarden ontstaan. Sommige zaken kom je niet tegen als je werk of een proces niet onder zo'n tijdsdruk doet", zegt Stefan Meertens, senior delivery manager bij TrueFullstaq. "In wekelijkse check-ins met klanten tijdens oplevering hebben we het over de status, voortgang en afgeronde stappen. Voor deze oplevering konden we in de check-ins niet af met afgeronde stappen. De stroom van informatie van Accordis naar ons was hoog en constant, waar we de overleggen op hebben aangepast. Voor dit traject zijn ook solutions architecten en engineers in de overleggen aangeschoven, om Accordis van technische informatie over de oplevering te voorzien."
De snelle oplevering betekende niet alleen een aanpassing in overleggen, maar ook in samenwerking. "We waren bewust van het gebrek aan informatie, waardoor we nog nauwer zijn gaan samenwerken. We moesten continu informatie van Accordis verzamelen om het goed te laten draaien. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe software die Accordis wil gebruiken, of instellingen om te proberen. Een nauwe samenwerking zorgt dat je daarin makkelijker kunt bijsturen en dat het de livegang niet verhindert", zegt Stefan. "Ook daar was het team vanuit TrueFullstaq zich van bewust: met een dergelijke tijdsdruk moet je kleine problemen directe oplossen en miscommunicatie voorkomen, voordat ze de oplevering en livegang in de weg zitten."
Binnen één maand de omgeving in Azure opgeleverd
Hoe kijkt het team terug op deze oplevering? "Dat het voor de deadline is gelukt, is een heel gaaf eindresultaat," zegt Rickert. "Accordis zat echt in de knel, waarbij we alles op alles hebben gezet om hen te helpen en het in goede banen te laten verlopen."
Stefan: "Ik ben heel trots op het gecombineerde team van Accordis en TrueFullstaq, en trots op onszelf dat deze uitdaging gelukt is. Dat er een product is waar zowel wij als onze klant blij mee zijn!"
"We zijn heel positief verrast door het team vanuit TrueFullstaq. Alle teams vanuit de benodigde kennisgebieden (Linux, Windows, public cloud en Solutions) waren betrokken. En iedereen die bijdroeg, was enthousiast en optimistisch. Een gevoel van 'dit gaan we met elkaar fixen'. Dat bracht ook ons team in een positieve flow", zegt Ruud. "En ja, met zo'n vaart werkten een paar kleine delen op de livegang datum niet goed, met een kleine dip. Maar TrueFullstaq heeft dat heel snel opgelost."
Stefan: "In een van de gesprekken bij oplevering gaf Ruud aan: zoals verwacht zijn er dingen niet gegaan zoals gehoopt. We wisten dat we aan een uitdaging begonnen. Zowel TrueFullstaq als Accordis heeft geleerd. En zijn uitspraak is een knipoog naar dat het beter kon én dat het resultaat er stevig staat. De verwachting was nieuwe klanten kunnen onboarden, de capaciteit en performance is nu zoveel beter geworden."
"In maart was een klein incident na livegang. De meest kritische persoon in ons team gaf daarover bij mij aan: 'Ruud, als we eerder een storing hadden, dan brak het zweet me uit, dan was data voor een dag niet beschikbaar. Maar als er nu een storing is, dan lossen we het op en hebben we binnen één uur weer data beschikbaar voor klanten.' Een storing is nooit leuk, alleen kunnen we het nu zo oplossen dat het veel rust in het team brengt", zegt Ruud. "We kunnen nu groeien zonder ons druk te hoeven maken over performance geneuzel. Dat bespaart tijd en energie in het team en zorgt dat we ons op nieuwe ontwikkelingen kunnen focussen."
Het bewijs: de toepassing na 9 april
Uiteindelijk zit het bewijs in de uitvoering, hoe is het na oplevering gegaan en vooral: tijdens Zorg & ict? "We kunnen nu klanten met gemak onboarden, prettiger dan in het verleden én bestaande klanten zijn blijer door de betere performance. In de vier maanden na de oplevering zijn er tien nieuwe klanten bijgekomen, dat was daarvoor onmogelijk", zegt Ruud.
